Course : Microsoft Excel
Course : Microsoft Excel
Bắt đầu tìm hiểu về cách tạo công thức và sử dụng các hàm tích hợp sẵn để thực hiện tính toán và giải quyết vấn đề.
Khi nhập công thức vào một ô, công thức đó cũng sẽ xuất hiện trong Thanh công thức.
Để xem công thức, hãy chọn một ô và công thức sẽ xuất hiện trong thanh công thức.
Sửa ngay tại ô chứa công thức: bằng cách double click vào ô công thức (hoặc chọn ô rồi nhấn phím F2)
Hoặc, click chọn ô chứa công thức rồi chỉnh sửa nó trên thanh công thức.
Công thức có thể bao gồm bất kỳ hoặc tất cả các thành phần sau đây: hàm, tham chiếu, toán tử và hằng số.
Các phần một công thức
Hằng số là một giá trị không được tính toán; hằng số không thay đổi. Ví dụ: ngày 9/10/2018, số 210 và văn bản "Thu nhập Hàng quý" đều là hằng số.
Một biểu thức hoặc một giá trị thu được từ một biểu thức không phải là một hằng số. Nếu bạn sử dụng hằng số trong công thức thay vì tham chiếu đến các ô (ví dụ: =30+70+110) thì kết quả sẽ chỉ thay đổi nếu bạn sửa đổi công thức.
Nói chung, tốt nhất là nên đặt hằng số trong các ô riêng lẻ, nơi bạn có thể dễ dàng thay đổi chúng nếu cần, rồi tham chiếu đến các ô đó trong công thức.
Một tham chiếu nhận dạng một ô hoặc một phạm vi ô trên trang tính và cho Excel biết chỗ tìm giá trị hoặc dữ liệu mà bạn muốn dùng trong công thức.
Bạn có thể dùng các tham chiếu để sử dụng các dữ liệu được bao gồm trong các phần khác của một trang tính trong một công thức hoặc sử dụng giá trị từ một ô trong một số công thức.
Bạn cũng có thể tham chiếu đến ô trên các trang tính khác trong cùng một sổ làm việc và đến các sổ làm việc khác. Các tham chiếu đến ô trong các sổ làm việc khác được gọi là các nối kết hoặc tham chiếu ngoài.
Theo mặc định, Excel sẽ sử dụng kiểu tham chiếu A1, tham chiếu đến cột có chữ cái (từ A đến XFD, tổng cộng 16.384 cột) và tham chiếu đến hàng có số (từ 1 đến 1.048.576). Các chữ cái và số này được gọi là các đầu đề hàng và cột. Để tham chiếu đến một ô, nhập chữ cái của cột rồi đến số của hàng. Ví dụ: B2 tham chiếu đến ô giao cắt giữa cột B và hàng 2.
Để tham chiếu đến | Sử dụng |
---|---|
Ô trong cột A và hàng 10 | A10 |
Phạm vi ô giữa cột A và các hàng từ 10 đến 20 | A10:A20 |
Phạm vi ô giữa hàng 15 và các cột từ B đến E | B15:E15 |
Tất cả các ô trong hàng 5 | 5:5 |
Tất cả các ô trong hàng 5 đến 10 | 5:10 |
Tất cả các ô trong cột H | H:H |
Tất cả các ô trong cột từ H đến J | H:J |
Phạm vi ô trong cột A đến E và các hàng từ 10 đến 20 | A10:E20 |
Trong ví dụ sau đây, hàm AVERAGE tính giá trị trung bình cho dải ô B1:B10 trên trang tính có tên Tiếp thị trong cùng sổ làm việc.
Tham chiếu thuận tiện trên nhiều trang tính
Nếu bạn muốn phân tích dữ liệu trong cùng một ô hoặc phạm vi các ô trên nhiều trang tính trong một sổ làm việc, hãy dùng tham chiếu 3-D. Một tham chiếu 3-D bao gồm tham chiếu ô hoặc phạm vi, trước đó là một phạm vi tên trang tính. Excel sử dụng bất kỳ trang tính nào được lưu giữa tên mở đầu và kết thúc của một tham chiếu. Ví dụ, =SUM(Sheet2:Sheet13!B5) thêm tất cả các giá trị được bao gồm trong ô B5 trên tất cả các trang tính ở giữa và bao gồm Trang 2 và Trang 13.
Điều gì xảy ra khi bạn di chuyển, sao chép, chèn, hoặc xóa trang tính
Ví dụ sau giải thích những gì xảy ra khi bạn di chuyển, sao chép, chèn, hoặc xóa trang tính nằm trong một tham chiếu 3-D. Các ví dụ sử dụng công thức =SUM(Sheet2:Sheet6!A2:A5) để thêm các ô từ A2 đến A5 trên các trang tính từ 2 đến 6.
Bạn cũng có thể dùng một kiểu tham chiếu mà trong đó đánh số cả hàng và cột trên trang tính. Kiểu tham chiếu R1C1 có ích trong việc tính toán các vị trí hàng và cột trong macro. Trong kiểu R1C1, Excel chỉ ra vị trí của một ô với một "R" theo sau là số của hàng và một "C" theo sau là số của cột.
Tham chiếu | Ý nghĩa |
---|---|
R[-2]C | Một tham chiếu tương đối đến ô ở trên hai hàng và trong cùng cột |
R[2]C[2] | Một tham chiếu tương đối đến ô ở dưới hai hàng và hai cột bên phải |
R2C2 | Một tham chiếu tuyệt đối đến ô trong hàng thứ hai và trong cột thứ hai |
R[-1] | Một tham chiếu tương đối đến toàn bộ hàng trên ô hiện hoạt |
R | Một tham chiếu tuyệt đối đến hàng hiện tại |
Khi bạn ghi một macro, Excel ghi một số lệnh bằng cách sử dụng kiểu tham chiếu R1C1. Ví dụ, nếu bạn ghi một lệnh, như bấm nút AutoSum để chèn một công thức thêm một phạm vi ô, Excel ghi công thức bằng cách dùng kiểu tham chiếu R1C1, không phải kiểu A1.
Bạn có thể bật hay tắt tham chiếu R1C1 bằng cách thiết đặt hoặc xóa hộp kiểm Kiểu tham chiếu R1C1 trong tùy chọn (Để hiển thị hộp thoại này, hãy bấm tab File > Options).
Hàm là công thức được định sẵn thực hiện tính toán bằng cách sử dụng các giá trị cụ thể, gọi là các đối số theo một thứ tự hoặc cấu trúc cụ thể.
Hàm có thể được sử dụng để thực hiện các tính toán đơn giản hoặc phức tạp. Bạn có thể tìm thấy tất cả các chức năng của Excel trên tab công thức trên Ribbon:
Ví dụ sau đây của hàm Round làm tròn một số trong ô A10 minh họa cú pháp của một hàm.
Khi bạn tạo một công thức có bao gồm một hàm, bạn có thể sử dụng hộp thoại Chèn Hàm để giúp bạn nhập các hàm cho trang tính. Sau khi chọn một hàm từ hộp thoại chèn hàm Insert sẽ khởi động trình hướng dẫn hàm, Hiển thị tên của hàm, mỗi đối số của nó, mô tả về hàm và mỗi đối số, kết quả hiện tại của hàm và kết quả hiện tại của toàn bộ công thức.
Để giúp dễ dàng tạo và chỉnh sửa công thức và thu nhỏ lỗi đánh máy và cú pháp, hãy dùng tự động điền công thức. Sau khi bạn nhập = (dấu bằng) và bắt đầu thư của một hàm, Excel sẽ hiển thị danh sách thả xuống động của các hàm hợp lệ, đối số và tên khớp với các chữ cái đó. Sau đó, bạn có thể chọn một từ danh sách thả xuống và Excel sẽ nhập nó cho bạn.
Trong trường hợp nhất định, bạn có thể cần sử dụng một hàm như một trong các đối số của hàm khác. Ví dụ, công thức sau đây sử dụng hàm average được lồng và so sánh kết quả với giá trị 50.
Giá trị trả về hợp lệ: Khi một hàm được lồng được dùng như một đối số, hàm được lồng phải trả về dạng giá trị giống với giá trị mà đối số sử dụng. Ví dụ, nếu một hàm trả về giá trị TRUE hoặc FALSE, hàm được lồng vào phải trả về giá trị TRUE hoặc FALSE. Nếu một hàm không trả về, Excel sẽ hiển thị giá trị lỗi #VALUE! .
Giới hạn mức độ lồng: Một công thức có thể chứa đến bảy mức độ hàm lồng. Khi một hàm (chúng ta sẽ gọi là Hàm B) được sử dụng như một đối số trong một hàm khác (chúng ta sẽ gọi là Hàm A), Hàm B đóng vai trò một hàm mức hai. Ví dụ, hàm AVERAGE và hàm Sum là cả hai hàm Level thứ hai nếu chúng được dùng làm đối số của hàm if. Một hàm được lồng vào trong hàm AVERAGE đã được lồng khi đó sẽ là hàm mức ba và v.v.
FUNCTIONNAME ( Argument 1, Argument 2, ... , Argument 30 )
TÊN_HÀM ( Đối số 1 , Đối số 2 , Đối số 3 , ... , Đối số 30 )
Hàm SUM cộng các giá trị. Bạn có thể cộng các giá trị riêng lẻ, tham chiếu hoặc phạm vi ô hay kết hợp cả ba.
Cú pháp
Đối số | Mô tả |
---|---|
number1 Bắt buộc |
Số đầu tiên bạn muốn thêm vào. Số đó có thể là 4, tham chiếu ô như B6, hoặc ô phạm vi như B2:B8. |
number 2-255 Tùy chọn |
Đây là số thứ hai mà bạn muốn cộng. Bạn có thể chỉ định tối đa 255 số bằng cách này. |
Ví dụ:
=SUM(A2:A10) Thêm giá trị trong các ô A2:10.
=SUM(A2:A10, C2:C10) Thêm giá trị trong các ô A2:10, cũng như các ô C2:C10.
Hàm AVERAGE trả về trung bình (trung bình cộng) của các đối số. Ví dụ, nếu phạm vi A1:A20 có chứa số, thì công thức =AVERAGE(A1:A20) trả về trung bình của các số này.
Cú pháp
Đối số | Mô tả |
---|---|
number1 Bắt buộc |
Số thứ nhất, tham chiếu ô, hoặc phạm vi mà bạn muốn tính trung bình. |
number 2-255 Tùy chọn |
Các số, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung mà bạn muốn tính trung bình, tối đa 255. |
Ghi chú
Mẹo: Khi bạn tính trung bình các ô, hãy lưu ý tới sự khác biệt giữa ô trống và ô có chứa giá trị bằng không, đặc biệt là khi bạn đã xóa hộp kiểm Hiện số không trong các ô có giá trị bằng không trong hộp thoại Tùy chọn Excel trong ứng dụng Excel trên máy tính. Khi chọn tùy chọn này, các ô trống không được tính, nhưng giá trị bằng không vẫn được tính.
Hàm MAX trả về giá trị lớn nhất trong tập giá trị.
Cú pháp
number1, number2, ... number1 là bắt buộc, các số tiếp theo là tùy chọn. 1 tới 255 đối số mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất trong đó.
Ví dụ
Bảng sau A2:A6 là vùng dữ liệu số trong ví dụ này
Dữ liệu | |
---|---|
10 | |
7 | |
9 | |
27 | |
2 | |
Công thức | Kết quả |
=MAX(A2:A6) | 27 |
=MAX(A2:A6, 30) | 30 |
Hàm MIN trả về số nhỏ nhất trong tập giá trị.
Cú pháp
number1, number2, ... number1 là bắt buộc, các số tiếp theo là tùy chọn. 1 tới 255 đối số mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất trong đó.
Ví dụ
Bảng sau A2:A6 là vùng dữ liệu số trong ví dụ này
Dữ liệu | |
---|---|
10 | |
7 | |
9 | |
27 | |
2 | |
Công thức | Kết quả |
=MIN(A2:A6) | 2 |
=MIN(A2:A6, 0) | 0 |
Hàm COUNT đếm số lượng ô có chứa số
Cú pháp
value1 Bắt buộc. Mục đầu tiên, tham chiếu ô hoặc phạm vi trong đó bạn muốn đếm số.
value2,... Tùy chọn. Tối đa 255 mục, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung trong đó bạn muốn đếm số.
Lưu ý: Các đối số có thể chứa hoặc tham chiếu đến các kiểu dữ liệu khác nhau nhưng chỉ các số mới được đếm.
Ghi chú
Ví dụ
Bảng sau A2:A7 là vùng dữ liệu trong ví dụ này
Dữ liệu | |
---|---|
08/12/2008 | |
19 | |
22.4 | |
TRUE | |
#DIV/0! | |
Hello | |
Công thức | Kết quả |
=COUNT(A2:A7) | 3 |
=COUNT(A2:A7,2) | 4 |
Hàm COUNTA đếm số ô không trống trong một phạm vi.
Cú pháp
value1 Bắt buộc. Đối số đầu tiên đại diện cho giá trị mà bạn muốn đếm.
value2,... Tùy chọn. Các đối số bổ sung đại diện cho giá trị mà bạn muốn đếm, tối đa 255 đối số.
Chú thích
Ví dụ
Bảng sau A2:A7 là vùng dữ liệu trong ví dụ này
Dữ liệu | |
---|---|
9780 | |
22.4 | |
TRUE | |
#DIV/0! | |
Hello | |
Công thức | Kết quả |
=COUNTA(A2:A7) | 5 |
Hàm COUNTIF để đếm số lượng ô đáp ứng một tiêu chí điều kiện.
Cú pháp
range (phạm vi) bắt buộc. Nhóm các ô mà bạn muốn đếm. Phạm vi có thể chứa số, mảng, phạm vi có tên hoặc tham chiếu có chứa số. Các giá trị trống và giá trị văn bản được bỏ qua.
criteria (tiêu chí) bắt buộc. Tiêu chí thỏa điều kiện đếm
Ví dụ
Bảng sau A2:B5 là vùng dữ liệu trong ví dụ này
Dữ liệu | Dữ liệu |
---|---|
táo | 32 |
cam | 54 |
đào | 75 |
táo | 86 |
Công thức | Mô tả |
=COUNTIF(A2:A5,"táo") | Đếm số ô có chứa táo trong các ô từ A2 tới A5. Kết quả là 2. |
=COUNTIF(B2:B5,">55") | Đếm số ô có giá trị lớn hơn 55 trong các ô từ B2 tới B5. Kết quả là 2. |
=COUNTIF(A2:A5,"*o") | Đếm số ô có chứa ký tự cuối cùng là 0. Kết quả là 3 |
=COUNTIF(A2:A5,"?áo") | Đếm số ô có đúng 3 ký tự và kết thúc bằng các chữ cái "áo". Kết quả là 2. |
Chú thích
Hàm MOD Trả về số dư sau khi chia một số cho ước số. Kết quả có cùng dấu với ước số.
Cú pháp
Ví dụ
Công thức | Mô tả |
---|---|
=MOD(3, 2) | Số dư của 3/2. Kết quả 1 |
=MOD(-3, 2) | Số dư của -3/2. Dấu sẽ giống như dấu của số chia. Kết quả 1 |
=MOD(3, -2) | Số dư của 3/-2. Dấu giống với dấu của số chia. Kết quả -1 |
=MOD(-3,-2) | Số dư của -3/-2. Dấu giống với dấu của số chia Kết quả -1 |
Chú thích
Hàm INT Làm tròn số xuống tới số nguyên gần nhất.
Cú pháp
Ví dụ
A2 có giá trị 19.5 trong ví dụ này
Dữ liệu | |
---|---|
19.5 | |
Công thức | Mô tả |
=INT(8.9) | Làm tròn 8.9 xuống. Kết quả 8. |
=INT(-8.9) | Làm tròn -8.9 xuống. Làm tròn số âm xuống, ra xa số 0. Kết quả -9. |
=A2-INT(A2) | Trả về phần thập phân của số thực dương trong ô A2. Kết quả 0.5 |
Hàm QUOTIENT Trả về phần nguyên của một phép chia. Dùng hàm này khi bạn muốn loại bỏ số dư của một phép chia.
Cú pháp
Chú thích: Nếu một trong hai đối số không phải là số, hàm QUOTIENT trả về giá trị lỗi #VALUE! .
Ví dụ
Công thức | Kết quả |
---|---|
=QUOTIENT(5, 2) | 2 |
=QUOTIENT(4.5, 3.1) | 1 |
=QUOTIENT(-10, 3) | -3 |
Hàm ROUND làm tròn một số tới một số chữ số được xác định.
Cú pháp
Chú thích
Ví dụ
Công thức | Mô tả |
---|---|
=ROUND(2.15, 1) | Làm tròn 2.15 tới một vị trí thập phân. Kết quả 2.2 |
=ROUND(2.149, 1) | Làm tròn 2.149 tới một vị trí thập phân. Kết quả 2.1 |
=ROUND(-1.475, 2) | Làm tròn -1.475 tới hai vị trí thập phân. Kết quả -1.48 |
=ROUND(21.5, -1) | Làm tròn 21.5 đến vị trí hàng đơn vị. Kết quả 20 |
=ROUND(626.3,-3) | Làm tròn 626.3 đến vị trí hàng trăm. Kết quả 1000 |
=ROUND(1.98, -1) | Làm tròn 1.98 về bội số gần nhất của 10. Kết quả 0 |
=ROUND(-50.55,-2) | Làm tròn -50.55 về bội số gần nhất của 100. Kết quả -100 |
Nếu thấy thông tin có hữu ích xin hãy tặng ngay 1 Like nhé!